V zapisu o navodilih za pisca vsebin sem omenil slogovni vodič, v tem zapisu pa bi rad ta koncept predstavil podrobneje, saj mi je blizu pri srcu. Gre namreč za slabo poznano orodje, ki bi ga moralo uporabljati več podjetij.

Slogovni vodič vnaprej odgovarja na vprašanja glede sloga, da je lahko vaša komunikacija dosledna in da ne izgubljate časa pri pripravi in pregledovanju besedil. Med vprašanji, na katera odgovarja slogovni vodič, so na primer:

Ali pri nagovorih stranke vikam ali tikam?
Kako formalen moram biti v komunikaciji s strankami?
Kako zapišem imena izdelkov?
Ali uporabljam znak & in ali naj dam okoli njega presledke?

Stvar ni zapletena. Kar zahteva, je premislek o določenih vidikih komuniciranja, na podlagi katerega pripravite navodila, ki jih je mogoče distribuirati vsem zaposlenim v podjetju, predvsem pa tistim, ki komunicirajo s strankami.

Prednosti slogovnega vodiča

Na prvem mestu je vsekakor doslednost. Znamka, ki s posameznimi ciljnimi skupinami na dosleden način komunicira prek vseh komunikacijskih kanalov, vliva zaupanje.

Zanemariti ne gre prihranka časa, ki ga lahko dosežete z jasnim in dobro pripravljenim vodičem. Nešteto ur je izgubljenih za popravljanje čistih osnov, čemur se lahko izognite, če poskrbite za vnaprej dorečena pravila.

Ker se bo v besedila prikradlo manj napak, bo treba manjkrat popravljati spletne strani in tiskane materiale.

Na splošno dobro in dosledno pripravljena besedila odražajo skrb podjetja za svojo blagovno znamko. Morda se zdi, da velika začetnica tu ali tam ali pa različen zapis znakov za odstotek ne pomeni veliko, vendar strankam jasno pokaže, ali je podjetje pripravljeno vložiti nekaj dodatnega truda v to, kar ustvarja, ali ne. Le malokaj je videti tako malomarno kot podjetje, ki svoj izdelek enkrat zapisuje tako in drugič drugače.

“S slogovnim vodičem boste zagotovili doslednost, prihranili čas, zmanjšali število napak in jasno pokazali skrb za svojo blagovno znamko.”

Vsebina slogovnega vodiča

Pri pripravi slogovnega vodiča je treba vnaprej vedeti, kaj vključiti vanj, da bo res koristen. Vsekakor vam lahko prav pride nasvet zunanjega strokovnjaka - pri Zvezdi 11 imamo s tem veliko izkušenj, zato vam bomo z veseljem priskočili na pomoč.

Interno imamo oblikovana osnovna pravila, ki se jih držimo pri urejanju besedil. Pri delu s strankami pa sproti osvojimo še druge posebnosti ali pa jih opozorimo na določene podrobnosti, na katere je treba biti pozoren.

Sledi kratek pregled vsebin, ki jih je priporočljivo vključiti v slogovni vodič.

Ciljno občinstvo

Pri komunikaciji ne gre brez opredelitve ciljnega občinstva. Če komunicirate s poslovnimi odločevalci, boste pisali drugače kot pri komunikaciji z najstniškimi potrošniki. Ta podatek bo vplival na cel kup nadaljnjih odločitev, kot so uporaba žargona, tikanje in vikanje, raven formalnosti in ostalo.

Primer: Naše ciljno občinstvo so direktorji informacijskih oddelkov. Odgovorni so za ekipe več ljudi in tehnološko strategijo podjetja, zanimajo pa jih predvsem konkretne prednosti. Ključna sporočila zanje vključujejo nižja tveganja in stroške, varnost, enostavnost upravljanja in storilnost.

Ton komunikacije

Ko je ciljno občinstvo izbrano, je treba izbrati ustrezen ton komunikacije. Ali stranke pričakujejo resnega analitika, ki bo imel odgovor na njihova zapletena vprašanja, ali jih bolj zanima odnos z igrivim ponudnikom zabavnih storitev? Ton komunikacije se lahko razlikuje glede na cilj, saj je lahko objava na družbenih medijih igriva, članek v zbirki znanja za podporo pa mora biti jasen in jedrnat.

Primer: S strankami komuniciramo neformalno, a jasno in odkrito. Izogibamo se žargonu in svoje trditve, če je le mogoče, podpremo s podatki. Naš cilj je biti koristen in v vsakem stiku ustvariti vrednost za stranko za dolgoročne odnose, ki temeljijo na zaupanju.

Stil komunikacije

Nič manj pomembno ni opredeliti stila pisanja, kjer poudarite vidike, kot so izogibanje pasivnim stavkom, uporaba jasnih besed in izogibanje žargonu. Prav tako je treba razmisliti o tem, kako narediti pisanje vključujoče za vse.

Primer: Pri pisanju se izogibamo pasivnim stavkom in pišemo z odkritim navdušenjem. Skrbimo, da nas lahko razumejo vsi bralci, tudi če našega področja ne poznajo poglobljeno. Vedno pišemo jasno in zaključujemo svoje misli. Pri komunikaciji z izbiro besed ne izključujemo ljudi.

Slovnica in pravopis

Tu se začne pravo delo. Vse prepogosto se podjetja pri vsakem dokumentu posebej odločajo, kako kaj zapisati. Rezultat so nedosledna besedila, ki preprosto ne dajejo vtisa profesionalnosti. S slogovnim vodičem lahko vnaprej razrešite cel kup vprašanj:

Kratice in okrajšave: Ob prvi omembi koncepta (POK), vedno najprej zapišite vse besede v celoti in dodajte kratico v oklepaju.

Številke: Vejica zaznamuje decimalke, pika pa ločuje tisočice nad 9999 (10.000). Letnice nikoli nimajo pik (2024).

Odstotki: Bodo odstotki zapisani kot številka ali z znakom?

Datumi: Datumi naj bodo zapisani dd. mm. llll s presledki. Z besedo datum zapišemo 11. julij 2024. V dokumentih ne uporabljamo besed, kot so “danes”, “prejšnji teden” in podobno. Namesto tega vedno zapišemo dejanski datum.

Telefonske številke: Zapis telefonske številke naj bo zaradi berljivosti razdeljen s presledki. Bo področna koda ločena v oklepaju ali samo s presledkom?

Enote. Enote naj bodo od številk ločene s presledkom.

Zapis časa: Uporabite 24-urni zapis časa s pikami (19.45).

Obstaja še cel kup vprašanj, ki jih zlahka rešite vnaprej. Recimo, kako boste obravnavali znak &, kje boste uporabljali narekovaje, kaj narediti z matematičnimi znaki in podobno. Za specifična vprašanja nam lahko pišete, da vam pomagamo.

Od slovničnih pravil k specifičnim zahtevam

Do zdaj smo obdelali bolj splošna slovnična in pravopisna vprašanja, ki so že rešena in jih je pametno zapisati, da zagotovimo doslednost. V naslednjem koraku se posvetimo vprašanjem, ki so specifična za posamezna podjetja in njihovo poslovanje.

Imena izdelkov: Kako bodo zapisana imena izdelkov? Kateri deli bodo zapisani z veliko začetnico in kateri ne?

Kako podjetje govori o sebi: Ali podjetje o sebi govori v tretji osebi ali prvi osebi množine? “Zvezda 11 je pripravila nov slogovni vodič …” ali “V Zvezdi 11 smo pripravili nov slogovni vodič …”.

Sklanjanje imen izdelkov: Boste sklanjali imena izdelkov ali ne? Potem je treba določiti tudi, za kaj gre pri posameznih izdelkih. Je določen izdelek rešitev, izdelek, sistem, platforma ali kaj drugega?

Imena partnerjev in njihovih izdelkov: Vključite lahko kratek seznam imen partnerjev in njihovih izdelkov, o katerih pogosto pišete. Tako boste pokazali, da spoštujete njihove blagovne znamke.

Specifične besede, ki jih želite uporabljati: Glede na panogo, v kateri delujete, morda želite uporabljati določene besede, kot so “komitent” ali “odjemalec” namesto stranka.

Besede, ki se jim želite izogibati: Vsako podjetje ima besede, ki jih ne želi povezovati s svojim poslovanjem. Lep primer so recimo “posodobitve” namesto “popravki” ali “storilnost” namesto “produktivnost”.

Oblikovanje besedila: Opredelite, katere dele besedila je priporočeno oblikovati. Lep primer so tehnična navodila, kjer dosledna uporaba lahko bistveno poenostavi branje. Primer: Kliknite Novo in na spustnem meniju izberite možnost Dokument.

Vikanje in tikanje: Boste svoje občinstvo vikali ali tikali? To je seveda odvisno od občinstva, pri tem pa bodite čim bolj vključujoči.

Razumeti je treba, da je slogovni vodič živ dokument, ki se stalno razvija in spreminja, kot se spreminjajo komunikacijske potrebe podjetja. Če podjetje, ki sicer posluje predvsem s končnimi uporabniki, doda serijo izdelkov za poslovne uporabnike, mora dopolniti slogovni vodič glede na novo ciljno skupino, ki vsekakor pričakuje drug način komunikacije kot domači uporabniki.

Primer nedoslednosti v praksi

V pripravi na članek sem na hitro pregledal spletno stran slovenskega trgovca in le nekaj minut je trajalo, preden sem odkril primer nedoslednosti, ki bi jo lahko slogovni vodič preprečil. Tu je ista besedna zveza v treh primerih trikrat zapisana drugače.

Le nekaj dodatnih klikov je razkrilo še naslednjo nedoslednost:

Naloge se ne lotite sami in poiščite pomoč

Za pripravo slogovnega vodiča lahko poiščete pomoč, saj naloga ni povsem enostavna. Zahteva celovit pogled tako z jezikovnega kot tudi z vsebinskega vidika. Pri tem vam lahko v Zvezdi 11 pomagamo, saj sodelujemo z različnimi podjetji in imamo veliko izkušenj s temi vprašanji. Za začetek vam bomo pripravili jedrnata jezikovna navodila, nato pa bomo skupaj z vami pregledali področja poslovanja in pripravili slogovni vodič, ki bo najbolje služil vašim potrebam.

Najbolje pri tem je, da vam lahko pomagamo tako pri slogovnem vodiču za slovenščino kot za angleščino. Pišite mi na naslov matija@zvezda11.si, da poiščemo najboljšo rešitev za vas.

KAJ JE slogovni VODIČ in kako ga pripraviti