Kako pripraviti navodila za pisca besedil (plus predloga, ki vam bo pomagala)

Pri sodelovanju s piscem vsebin ali agencijo smo včasih sprva razočarani, če rezultati niso takoj skladni s pričakovanji. Pripravljena besedila morda ne odražajo povsem naših predstav in pogosto se zdi, da bi bilo manj dela, če bi vsebino ustvarili sami.

V tej vlogi sem se velikokrat znašel tudi sam. Kot vodja projektov pri prevajanju in pri ustvarjanju vsebin pogosto sodelujem z zunanjimi izvajalci in dobro poznam občutek razočaranja, če avtorju ne uspe ujeti mojih predstav.

Sčasoma sem spoznal, da sem včasih za to kriv tudi sam, saj nisem podal dovolj jasnih navodil ali pa sem izpustil ključne informacije, potrebne za dober tekst.

Treba je namreč razumeti, da se vsak pisec vsebin sooča z enim najbolj strašljivih nasprotnikov, ki jih je mogoče imeti: prazno stranjo, ki jo je treba zapolniti. In brez jasne predstave, kaj pričakujemo, je to lahko skoraj nemogoča naloga.

Navodila so rešitev

Dobri rezultati pri ustvarjanju vsebin torej zahtevajo dobra in jasna navodila. Treba je predstaviti želje in cilje, ki jih mora izpolnjevati končni izdelek. K pripravi navodil pa je najbolje pristopiti sistematično, za kar smo pripravili kratko predlogo, ki vam lahko pri tem pomaga.

Kaj morajo torej vključevati navodila?

Predstavitev naročnika. Še posebej ob začetku novega sodelovanja se morate predstaviti: kdo ste, kakšna sta vaša poslanstvo in vizija, kakšna je konkurenca na trgu in katere izzive želite premagati. Osebno imam ravno zaradi tega rad dolgoročna sodelovanja, saj ni treba vedno znova ponavljati že obstoječih informacij in lahko več časa namenimo vsebinskim zadevam.

Opis projekta. Večina vsebin je običajno del večjega projekta. Na primer, raziskava med strankami je lahko osnova za sporočilo za javnost in zapis na blogu ter objavo na družbenih medijih in vabilo strankam k prenosu poročila.

Cilj vsebine. Pred začetkom dela je treba opredeliti cilje, ki jih želite doseči z vsebino. Nekaj primerov ciljev:

• Bralec mora po srečanju z vsebino opraviti dejanje - nakup, prenos dokumenta, obisk spletne strani, izpolnitev obrazca.

• Bralcu želimo posredovati informacije ali novice o podjetju, njegovih izdelkih in storitvah ali zaposlenih.

• Pogost cilj je tudi optimizacija za iskalnike (SEO), kjer želimo ustvariti vsebino za dobro uvrstitev v iskalnikih. Tu se bo treba pripraviti tudi na optimizacijo za umetno inteligenco.

• Seveda pa je ciljev še cel kup - morda želite podjetje narediti bolj človeško, da bi pritegnili zaposlene. Popolnoma drugačne pa bodo vsebine za vlagatelje, kjer je poudarek na številkah in poslovnih informacijah.

Cilj bo narekoval tudi obliko vsebine in ključne informacije. Na primer, za novico o podjetju se osredotočimo na novinarske osnove: kdo, kaj, kdaj, kje, kaj, zakaj in kako.

Vrsta vsebine. Lahko gre za eno vrsto vsebine, recimo zapis na blogu, lahko pa opredelite širši projekt, kjer zapis spremljajo še objave na družbenih medijih, oglasi in podporni dokumenti.

Ciljno občinstvo. Ta točka je tesno povezana s prejšnjo in močno vpliva nanjo. Ciljnih občinstev je lahko več, opisati pa je treba vsakega, s katerim želite komunicirati. Ni slabo, če so ciljne skupine opredeljene podrobno. Na primer: “Ustvarjalci vsebin, stari med 30 in 45 let, ki jim zmanjkuje časa za pripravo vseh besedil.” Seveda so lahko ciljna občinstva tudi bolj splošna, denimo “vodilni delavci v velikih podjetjih”. Seveda bo bolj podrobno opredeljena ciljna skupina bolj učinkovita.

Informacije, ki jih dejansko komunicirate. To je verjetno najbolj ključen del navodil. Opišite informacije, ki jih želite posredovati ciljnemu občinstvu:

• Ključna sporočila. To so informacije, ki jih mora končni izdelek vsebovati. Moje priporočilo je, da se omejite na največ tri.

• Udarno dobesedno sporočilo. Morda imate že pripravljeno prepričljivo frazo ali stavek, ki ga želite nujno vključiti v končno besedilo.

• Ključne besede za SEO. To je še posebej pomembno, če je cilj sporočila optimizacija za iskalnike.

Poziv k dejanju (CTA). Kaj želite, da občinstvo stori - kupi izdelek, se prijavi na novice, obišče spletno stran ali izpolni obrazec?

Tehnične specifikacije

Do zdaj smo pokrili bolj vsebinske dele navodil, a nič manj pomembni niso tehnični vidiki. Vključite tudi naslednje informacije:

Naslov. Kakšen je delovni naslov izdelka? Lahko se še spremeni, vendar si za začetek izmislite naslov, ki najbolje povzame bistvo končnega izdelka.

Grafična oprema. Pri navodilih lahko opišete in priložite tudi grafično opremo, kot so slike, infografike ali video. Če vem, da bodo na podlagi zapisa na blogu pripravljene infografike, lahko to upoštevam pri pisanju in vključim dodatne statistične podatke, ki jih je mogoče izpostaviti, ali udarno izjavo naročnika.

Rok. “Rok je negativen navdih, kar je sicer še vedno bolje, kot biti brez navdiha,” je napisala avtorica Rita Mae Brown. Rok je treba določiti, da lahko pisec razporedi svoje delo. Točno določen rok je super, čeprav je mogoče kratek, saj mi omogoča bolj učinkovito načrtovanje dela.

Tehnične specifikacije besedila. Na spletu so omejitve glede dolžine besedil običajno manj stroge, vendar vseeno lahko določite najnižje zahteve, na primer 500 besed. Prav tako določite format vsebine: novica, zapis na blogu, intervju, bela knjiga, … Razmislite tudi o tem, koliko ravni podnaslovov želite, in dolžini posameznih odstavkov.

Ton komunikacije. Opredelite želeni ton komunikacije - na voljo imate različne možnosti, kot so formalen ali neformalen, informativen, zabaven, provokativen in druge.

Pravila blagovne znamke. Priložite vodič po slogu blagovne znamke, saj to pomeni bistveno manj zapravljenega časa za urejanje besedila, da bo skladno z zahtevami podobe blagovne znamke.

Podporne informacije. Verjetno ste v preteklosti že pripravili različne informacije. Vključite jih, da jih lahko pisec prebere in se bolje pripravi. Gotovo imate zapise na blogih, predstavitve in druge vsebine, ki bodo koristile pri pripravi novih.

Se vse to sliši kot preveč dela?

Morda se zdi priprava vseh omenjenih informacij preveč dela, vendar se večina teh informacij redko spreminja, obenem pa si tako prihranite čas kasneje, saj se s podrobnimi navodili izognete kasnejšim popravkom in usklajevanjem. Ko je sodelovanje utečeno, morate posredovati le še ključna sporočila in podporne materiale. To vam lahko vzame samo še nekaj minut, če imate v glavi jasno sliko, kaj želite.

Da bi vam še olajšal delo, sem pripravil predlogo z informacijami za pisce besedil, v kateri so navedene vse informacije s kratkimi opisi.

Za vse vrste besedil se obrnite na nas na naslov matija@zvezda11.si.